Préparez-vous dès maintenant à passer à la facturation électronique – Simplifiez votre gestion administrative et comptable

Législation sur la facturation électronique en France

La généralisation de la facturation électronique provient de l’ordonnance n°2021‑1190 du 15 septembre 2021, complétée par la loi de finances pour 2024 et son décret d’application. Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’entrée en vigueur a été repoussée pour permettre aux entreprises de s’adapter. Selon le calendrier officiel, à compter du 1er septembre 2026, toutes les grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire devront émettre et transmettre leurs factures au format électronique. Elles devront également commencer le e-reporting (transmission des données de factures à l’administration fiscale) à cette date. Les TPE/PME et micro-entreprises auront jusqu’au 1er septembre 2027 pour se conformer à l’obligation d’émission. Dans tous les cas, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée à partir de septembre 2026.

Mentions et données obligatoire à inclure dans les factures électroniques

L’article 289 bis du Code général des impôts définit la facture électronique comme une facture dématérialisée contenant un socle minimum de données structurées, transmise via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Les obligations légales restent celles du Code de commerce (mentions obligatoires traditionnelles), enrichies de nouvelles mentions spécifiques à l’e-facturation :

• Numéro SIREN du client (acquéreur de la facture) – facilite l’identification des entreprises.
• Catégorie de l’opération (livraison de biens ou prestation de services) – précise le type de vente.
• Mention de l’option de TVA sur les débits (si elle s’applique à la transaction) – pour indiquer le régime de TVA choisi.
• Adresse de livraison complète du bien (si elle diffère de l’adresse de facturation) – exige des informations supplémentaires de traçabilité.

Ces quatre données, listées par l’administration fiscale, doivent figurer pour chaque facture électronique afin d’assurer un traitement automatisé fiable. En résumé, la législation impose que l’émission, la transmission et la réception des factures inter-entreprises soient désormais dématérialisées selon des normes officielles, avec des sanctions prévues en cas de non-respect (15 € par facture manquante, plafonné à 15 000 €/an).

Quels sont les enjeux de la facture électronique

La mise en place de la facture électronique répond à plusieurs enjeux économiques et opérationnels majeurs pour les entreprises :

Gain de productivité et réduction des coûts

En supprimant le papier et les saisies manuelles, la facturation électronique fluidifie la gestion administrative. Elle élimine les erreurs de ressaisie et accélère le traitement des factures (émission, envoi, réception). Le système e-facturation permet ainsi de réduire considérablement les délais de traitement et de paiement. Les entreprises gagnent un temps précieux sur la gestion comptable et facturent plus vite, ce qui améliore leur trésorerie.

Allègement de la charge administrative

Les pouvoirs publics ont pour objectif de simplifier les obligations déclaratives. Grâce au pré-remplissage progressif des déclarations de TVA à partir des factures transmises, les entrepreneurs dédient moins de temps aux déclarations fiscales. Moins de temps perdu signifie moins de coûts cachés et une meilleure compétitivité.

Lutte contre la fraude fiscale

En centralisant l’information au format structuré, l’e-facturation rend la fraude à la TVA beaucoup plus difficile. L’administration peut recouper automatiquement les données (montants, TVA, parties prenantes) et détecter plus rapidement les anomalies ou les omissions. Cette transparence accrue profite aux entreprises de bonne foi en assurant une concurrence plus loyale.

Meilleure visibilité de l’activité économique

La réforme offre à l’État une connaissance en temps réel des flux commerciaux. Pour les entreprises, cela signifie aussi une possibilité de suivi et de pilotage amélioré : vous disposez bientôt d’un outil fiable pour suivre l’état d’avancement de vos factures et paiements à tout moment.

Conformité et sanctions

Enfin, il s’agit d’une obligation légale. Ignorer l’e-invoicing expose à des sanctions financières : par exemple, l’article 1737-III du CGI prévoit une amende de 15 € par facture non dématérialisée. Cette amende, bien qu’il y ait un plafond annuel, peut vite s’accumuler si plusieurs factures ne respectent pas la norme. Se préparer dès maintenant évite donc de payer ces pénalités et d’être pris de court.

Concrètement, la facture électronique représente un levier de compétitivité et de modernisation. Elle promet une gestion plus fluide et économe pour les entreprises qui s’y adaptent tôt. À l’inverse, ne pas s’y préparer signifie risquer de s’enfermer dans des processus archaïques et de subir la réforme au lieu d’en tirer parti.

Comment fonctionne la facturation électronique

La facturation électronique introduit un nouveau schéma de transmission des factures, souvent appelé schéma en Y. Concrètement, lorsqu’un fournisseur émet une facture, celle-ci doit transiter par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agréée par l’État, qui sert d’intermédiaire technique. Voici comment cela se passe :

Schéma type d’échange d’une facture électronique (émission, PDP, réception, e-reporting).

Les étapes clés sont les suivantes :

• Le fournisseur prépare sa facture dans un format structuré.
• Il envoie la facture à sa PDP (plateforme privée ou publique comme Chorus Pro pour le secteur public). La PDP vérifie la conformité du format et des données.
• La PDP convertit si nécessaire la facture au format attendu par le destinataire (par exemple de Factur-X à UBL) et la transmet à la PDP du client.
• Le client reçoit la facture via sa propre PDP et peut la télécharger dans son ERP ou logiciel comptable.

Le rôle des PDP et du portail public (PPF)

Parallèlement à cet échange, les PDP extrairont et transmettront à l’administration fiscale certaines données de chaque facture (identité du fournisseur et du client, montants, TVA, etc.) dans le cadre du e-reporting. Au total, deux PDP interviennent dans le transfert d’une facture (celle du fournisseur et celle du client), et toutes deux assurent la conformité réglementaire. L’administration a créé des guichets spécialisés (DGFiP, ANSSI) pour immatriculer ces PDP et leur attribuer une autorisation formelle.

La PDP joue plusieurs rôles essentiels : elle garantit l’intégrité et l’authenticité des données, convertit le document au bon format, et transmet automatiquement les données fiscales requises à l’administration. En complément, elle peut assurer l’e-reporting : la transmission de toutes les informations complémentaires non facturées (comme les ventes à des particuliers ou vers l’international).

Dans ce dispositif, le portail public de facturation (PPF) a finalement un rôle réduit : il servira principalement d’annuaire central et de concentrateur de données entre PDP et administration. Il ne sera pas utilisé comme plateforme opérationnelle d’envoi de factures (cette mission est réalisée par les PDP). En pratique, pour émettre vos factures électroniques, vous choisirez une PDP certifiée (liste disponible sur impots.gouv.fr) qui se chargera d’envoyer le document à votre client.

Le suivi du cycle de vie des factures

Avec la facturation électronique, il faut également tenir compte du cycle de vie d’une facture électronique. Ce dernier permet de suivre son traitement étape par étape. L’administration a défini 14 statuts possibles (par exemple « Déposée », « Refusée », « Encaissée », « Rejetée », etc.). Grâce à ces statuts, chaque entreprise sait en temps réel où en est une facture : déposée sur la plateforme, reçue par le destinataire, refusée pour anomalie, validée puis payée, etc. Cette traçabilité complète est une nouveauté : elle facilite le suivi du recouvrement et la réconciliation comptable, sans opacité.

Les formats autorisés pour vos futures factures électroniques : Factur-X, UBL et CII

Sur le plan technique, la facture électronique ne doit pas être un simple PDF scanné : elle doit intégrer des données structurées. La France autorise trois formats standardisés pour cela (Factur‑X, UBL et CII). Par exemple, Factur-X est un format hybride qui combine un PDF lisible et un fichier XML embarqué contenant toutes les informations chiffrées (montants, TVA, SIREN, etc.). Ces formats assurent l’interopérabilité et garantissent que la facture reste lisible, inaltérée et automatiquement traitable par les logiciels de gestion. Votre PDP vérifiera systématiquement que la facture utilise l’un de ces formats normés.

Qui est concerné par la facturation électronique

Tous les acteurs économiques assujettis à la TVA sur le territoire français sont concernés par la réforme, sans distinction de taille ni de statut. Cela comprend :

• Grandes entreprises (dès septembre 2026) et ETI (entreprises de taille intermédiaire) – qui seront les premiers à émettre en e-invoicing.
• PME/TPE et micro-entrepreneurs (émission dès 2027) – qui bénéficieront d’un délai plus long pour adapter leurs systèmes.
• Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA (micro‑entrepreneurs non redevables) – même si elles ne facturent pas de TVA, elles sont assujetties et doivent pouvoir émettre/recevoir des factures électroniques.
• Toutes les transactions B2B domestiques (entre assujettis français) entrent dans le champ. En revanche, les opérations B2C (avec des particuliers) ou internationales ne relèvent pas de l’obligation de facturation électronique : elles seront suivies par le e-reporting (déclaration des montants de ces ventes à l’administration).

Pour illustrer, les concessionnaires publics facturent déjà via Chorus Pro depuis 2020. Désormais, les factures entre clients et fournisseurs du secteur privé devront transiter exclusivement par les PDP certifiées. Même les entreprises qui, jusqu’ici, n’émettaient pas de facture (par exemple certains prestataires au régime forfaitaire) devront être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs et transmettre des données au fisc, bien qu’elles puissent être exemptées d’émettre jusqu’en 2028.

Bref, aucune entreprise assujettie à la TVA en France ne sera totalement exonérée de la réforme : seule la date à laquelle elle devra envoyer ses factures varie selon la taille. Mieux vaut donc vous considérer comme concerné(e) dès maintenant et vous préparer en conséquence.

Comment anticiper le passage à la facture électronique

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de planifier sereinement cette transition. Anticiper vous évite d’être débordé(e) au dernier moment et de commettre des erreurs coûteuses. Voici quelques étapes que nous vous suggérons :

1. Faire un audit interne : Listez vos types de factures, vos logiciels de gestion, vos volumes et vos flux. Identifiez vos fournisseurs principaux – ils commenceront probablement eux-mêmes à envoyer des factures électroniques au gré des deadlines.

2. Choisir une PDP et/ou une solution logicielle certifiée : Sélectionnez une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) adaptée à votre situation. Par exemple, de nombreux logiciels de facturation et de comptabilité intègrent aujourd’hui cette connexion (Indy, Pennylane, Sage, Yooz, etc.). Comparez les offres en fonction de votre volume (coût par facture ou abonnement mensuel) et de l’ergonomie souhaitée. Remarque importante : chaque entreprise doit choisir sa propre PDP avant septembre 2026 pour pouvoir recevoir les factures entrantes.

3. Paramétrer vos outils : Modifiez vos modèles de factures pour y inclure les nouvelles mentions obligatoires (SIREN client, catégorie d’opération, etc.). Configurez votre logiciel/comptabilité pour émettre les factures au format requis (Factur-X, UBL ou CII). Assurez-vous que votre PDP soit bien connecté à votre système (ERP, CRM, etc.).

4. Former vos équipes : Expliquez à vos collaborateurs le nouveau processus. Organisez une formation succincte sur l’utilisation de la PDP, sur la numérotation et l’archivage électronique, et sur la validation des statuts de factures.

5. Tester dès que possible : Profitez de phases pilotes ou de « sandbox » proposées par les éditeurs ou la DGFiP pour envoyer des factures tests. Vérifiez que tout fonctionne : émission, réception chez vos clients, mise à jour des statuts, et transmission des données à l’administration.

En agissant dès maintenant, vous transformez une contrainte légale en avantage : vous évitez le stress de l’urgence et vous pouvez régler les problèmes (bugs, incompréhensions) en douceur. Comme le rappelle l’expert EDICOM, il est vivement conseillé d’anticiper les développements techniques en amont et de planifier les préparatifs (mise à niveau des systèmes, tests) bien avant les échéances. De même, les pouvoirs publics ont consciemment retardé le déploiement à septembre 2026 pour laisser aux entreprises le temps de « choisir une plateforme de dématérialisation, de former les équipes et d’ajuster les systèmes comptables ». Suivez ces conseils : cela vous assurera d’être prêt sans précipitation quand le feu vert sera donné.

Comment faire une facture électronique (services, outils, plateformes et tarifs)

Pour émettre une facture électronique conforme, vous avez essentiellement deux approches : utiliser un logiciel/outil disposant de la certification, ou passer via une plateforme de facturation agréée. Concrètement, cela signifie :

1. Plateformes gratuites et partenaires agréés (PDP)

Pour facturer les administrations publiques, il existe Chorus Pro, déjà utilisé pour les marchés publics. Cette plateforme est gratuite et permet de déposer des factures sur le portail de l’État. En revanche, Chorus Pro n’est pas destiné aux échanges B2B privés.

En ce qui concerne les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), il s’agit des prestataires privés agréés par la DGFiP. De nombreux acteurs proposent des solutions en ligne (SaaS) certifiées. Parmi les plateformes en cours d’immatriculation pour les TPE/PME, on compte notamment Indy, iPaidThat, Dougs, Pennylane, Open Bee, Cegid, Qonto, Sage, Yooz, etc. Chacune affiche ses tarifs : certains forfaits commencent à 0–10 € par mois pour les offres de base, tandis que d’autres peuvent monter à 50–100 € par mois pour des fonctionnalités avancées (archivage sécurisé, intégrations comptables poussées). Vous pouvez par ailleurs rencontrer des modèles « au volume » facturés à l’acte.

2. Logiciels de facturation/comptabilité certifiés

Beaucoup d’éditeurs (QuickBooks, Sage, Cegid, etc.) intègrent désormais les normes de facturation électronique. Avec ces solutions, la génération de votre facture et son envoi via la PDP se font depuis le même outil. Les coûts varient du simple au quadruple selon la taille de l’offre (comptez par exemple 5 à 20 € par mois pour un abonnement de base type Pennylane/Chaintrust, jusqu’à 60–100 € pour des suites plus complètes). Certains logiciels proposent aussi la facturation électronique dans leurs modules gratuits ou d’entrée de gamme (Indy annonce par exemple une offre de base à 0 €).

3. Services de conversion et EDI

Si vous disposez déjà d’un format PDF et que vous ne souhaitez pas changer immédiatement de logiciel, il existe des prestataires capables de « transformer » vos PDF en factures conformes (via interfaçage EDI). Cependant, ces solutions sur-mesure sont généralement plus coûteuses (abonnements sur devis ou coût par facture aux alentours de 0,30–1,50 € l’unité) et concernent surtout les entreprises à gros volumes de factures ou aux besoins particuliers.

Quel budget prévoir pour la facture électronique ?

Les prix restent très variables selon le prestataire et le volume. À titre d’exemple, l’étude Tool-advisor note que le coût moyen d’un envoi par facture d’une PDP peut osciller « de quelques centimes à plusieurs euros », avec un intervalle observé typique de 0,30 € à 1,50 € par facture (hors abonnements). Les formules d’abonnement mensuel vont de quelques euros pour les solutions TPE/auto-entrepreneur jusqu’à plusieurs dizaines d’euros pour des modules complets de gestion d’entreprise.

Au final, comment faire ? Il suffit de s’équiper d’un outil ou d’un service certifié. Quelques clics d’exemple : en vous inscrivant sur une PDP (comme Indy, Dougs, Pennylane, etc.), vous pourrez importer vos informations client/fournisseur puis générer votre facture électronique standardisée. Votre PDP la validera et l’enverra à votre client. Celui-ci, abonné à sa PDP, la recevra en ligne automatiquement. Vous n’avez plus qu’à suivre l’état de la facture (déposée, reçue, etc.) et vous assurer du paiement. De nombreuses petites entreprises lancent aujourd’hui cette transition via leur logiciel de facturation habituel, qui se met à jour pour émettre directement au bon format. Dans tous les cas, les mentions obligatoires classiques (N° de facture, date, désignation, montant, TVA, etc.) restent valables, il faut juste ajouter les nouveaux champs (SIREN client, etc. mentionnés plus haut) lors de la préparation de la facture.

Comment une assistante virtuelle peut vous aider au-delà de la gestion de votre plateforme de facturation électronique

La transition vers la facturation électronique peut sembler complexe, mais vous n’êtes pas seul(e) pour la mener à bien. Chez Antsa Consulting, nous proposons un service d’assistante virtuelle freelance dédié à la gestion administrative et comptable de votre entreprise. Votre assistante virtuelle est formée aux nouvelles normes de facturation. Elle peut donc configurer la plateforme de facturation électronique (PDP) que vous choisirez. En outre, vous pouvez lui confier diverses tâches en compléments :

• Paramétrer votre logiciel comptable,
• Emettre et envoyer vos factures électroniques selon les règles légales,
• Effectuer le suivi jusqu’au paiement.

En pratique, votre assistante virtuelle prendra en charge les tâches suivantes :

• Rédaction et émission des factures électroniques : utilisation du format approprié, vérification des mentions obligatoires, envoi via la PDP.
• Suivi des paiements et relances clients : elle surveille le cycle de vie de chaque facture (statut déposé, reçu, validé, payée) et relance les clients en cas de retard, garantissant ainsi une trésorerie saine.
• Saisie comptable : elle intègre les factures et paiements dans votre comptabilité, automatise la déclaration de TVA pré-remplie, et assure la conformité des pièces justificatives.
• Gestion des abonnements : elle peut comparer et gérer vos abonnements aux PDP ou logiciels de facturation, vous conseillant sur le meilleur rapport qualité/prix.
• Conseil et conformité : elle reste informée des évolutions réglementaires (mentions à ajouter, formats à jour) pour vous éviter toute erreur de formalité.

Une externalisation stratégique et flexible

En externalisant ces missions à une assistante virtuelle, vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Comme le souligne Antsa Consulting, « l’assistant virtuel peut prendre en charge l’émission des devis et de la facturation, le suivi des paiements et l’envoi des relances nécessaires pour assurer une trésorerie saine et sécurisée ». Concrètement, nos experts administratifs deviennent votre « Digital Office Manager » : ils organisent et fluidifient votre fonctionnement interne à distance, sans avoir à recruter un employé en interne.

En résumé, faire appel à une assistante virtuelle freelance vous permet de transformer cette réforme en opportunité de développement : elle veille à la bonne tenue de votre facturation électronique, vous protège des risques de non-conformité, et simplifie votre gestion quotidienne. Pour en savoir plus sur nos prestations, n’hésitez pas à visiter notre page dédiée Assistante virtuelle freelance et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transition.

Antsa Consulting vous aide à anticiper l’échéance et à adopter la facturation électronique en toute sérénité. Préparez-vous dès maintenant : mettez en place les outils adéquats, formatez vos factures selon les normes, et mobilisez votre équipe (ou votre assistante virtuelle) pour optimiser la gestion administrative et comptable de votre entreprise. Cette réforme est un défi, mais c’est surtout une chance de passer à une organisation plus moderne et efficace !

Conclusion – Transformez la réforme en opportunité de croissance

La facturation électronique n’est pas qu’une obligation légale : c’est une véritable opportunité pour moderniser vos processus et gagner en agilité. En adoptant les bons outils dès maintenant, vous simplifiez votre gestion administrative, sécurisez vos échanges et optimisez votre trésorerie.

Chez Antsa Consulting, nous accompagnons les TPE, PME et indépendants dans cette transition numérique. De la configuration de votre PDP à la gestion quotidienne de vos factures, votre assistante virtuelle veille à la conformité, la rapidité et la précision de chaque opération.

Ne subissez pas la réforme : faites-en un levier d’efficacité et de compétitivité.
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